5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной...

5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной...

^ 5.2. Служебное письмо
5.2.1. По нраву инфы письмо может быть деятельным, ответным, сопроводительным, инструктивным, гарантийным и т.п. Письма от имени института должны быть оформлены лишь на бланке (продольного либо углового) письма установленного эталона. Писать письма от 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... имени института вправе только должностные лица, имеющие право представлять интересы и действовать от имени института.

5.2.2. Сроки подготовки ответных писем инсталлируются резолюцией управляющего, на основании имеющихся сроков выполнения поручений, либо сроков 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной..., обозначенных в запросах.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции управляющего. Сроки подготовки деятельных писем определяются руководителями структурных подразделений.

5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 либо А5 и имеет 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... последующие реквизиты:

  1. наименование института (подразделения, должностного лица) — создателя документа;

  2. справочные данные об институте (структурном подразделении;

  3. код организации, основной муниципальный регистрационный номер (ОГРН), ИНН/КПП, код формы документа; (см. п 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной....п. 4.2.2.2-4.2.2.5);

  4. дата документа;

  5. регистрационный номер документа;

  6. ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

  7. адресат;

  8. заголовок к тексту;

  9. текст документа;

  10. отметка о наличии приложения (по мере надобности);

  11. подпись;

  12. визы согласования документа 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной...;

  13. отметка об исполнителе.

5.2.4. Служебные письма, подписываемые руководителями 2-ух и поболее организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При всем этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, врубаются в наименование должности в 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... реквизите подпись.

При оформлении письма на 2-ух и поболее страничках 2-ая и следующие странички нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, обычно, должен касаться 1-го вопроса либо нескольких вопросов 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной..., если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.2.5. Служебные письма излагаются:

1) от первого лица множественного числа, к примеру: «Просим представить план…», «Направляем запрашиваемую информацию»;

2) от 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... 3-го лица единственного числа, к примеру: «деканат считает...», «научное управление разглядело...»;

3) если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, к примеру: «прошу...», «направляю...».

5.2.6. Письмо состоит 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... из последующих главных частей: воззвание, вступление, основное содержание, заключение.

Обращаться к адресату следует по имени-отчеству либо по фамилии с предыдущим словом государь (либо сокращенным г-н). В письмах, адресованных высшим должностным лицам 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... органов власти, депутатам, президентам компаний принято воззвание с указанием должности без фамилии, к примеру:

Почетаемый государь министр!

Почетаемый Сергей Иванович!

Воззвание к нескольким должностным лицам формулируется без указания их фамилий, имен и отчеств 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной..., к примеру:

Почетаемые господа!

Почетаемые коллеги!

Воззвание центрируется в границах полей и в конце его ставится восклицательный символ.

5.2.7. Во вступлении формируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... описание действия либо ситуации, их анализ и приводимые подтверждения. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, воззрений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:

- просим (письмо-просьба либо запрос),

- высылаем, направляем 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной..., представляем (сопроводительное письмо),

- сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая печатается с абзаца и заканчивается запятой, к примеру:

С почтением,

Проректор по учебной работе личная подпись И.О 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной.... Фамилия

Подпись должностного лица отделяется от текста письма 2-мя межстрочными интервалами.

5.2.8. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... и в должностных регламентах. В нареченных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

5.2.9. Реквизиты адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись печатаются одним шрифтом № 13 Times 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... New Roman. Реквизит адресат оформляется в согласовании с п. 4.2.3.6 Аннотации.

5.2.10. Визы согласования проставляются в нижней части последней странички письма, которая после подписи управляющим чистового варианта вкупе с копией подписанного письма остается в деле.

5.2.11. Письмо 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... всегда должно содержать отметку об исполнителе, который отвечает за техно подготовку письма (подготовка текста, приложений, согласование и др.). Отметка об исполнителе оформляется в согласовании с п.4.2.3.12 Аннотации.

5.2.12. Письмо должно быть подписано. Неподписанные 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... письма не отправляются. Служебные письма подписываются ректором, проректором либо управляющим структурного подразделения в согласовании с рассредотачиванием обязательств меж руководителями.

Подпись оформляется в согласовании с п. 4.2.3.11 Аннотации.

Письма, направляемые в федеральные 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... органы власти, органы власти и управления Томской области, подписываются только ректором, а в его отсутствие – исполняющим обязанности ректора.

Все письма, отправляемые институтом, после подписания подлежат неотклонимой централизованной регистрации в Общем отделе института 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной....

Эталон дизайна служебного письма приведен в Приложении 6.
^ 5.3. Служебная записка
5.3.1. Служебная записка – документ, созданный для письменного общения меж собой должностных лиц, содержащий информацию, предложения, оценку каких-то управленческих действий и т.п.

5.3.2. Записка оформляется на бланке 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... либо стандартных листах бумаги и имеет последующие реквизиты:

  1. Наименование подразделения (должностного лица) – создателя служебной записки;

  2. наименование вида документа – Служебная записка;

  3. дата документа;

  4. регистрационный номер документа (по мере надобности);

  5. адресат 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной...;

  6. заголовок к тексту;

  7. текст документа;

  8. отметка о наличии приложения (по мере надобности);

  9. подпись;

  10. исполнитель.

5.3.3. Текст записки состоит из 2-ух частей. В первой части излагаются предпосылки, факты, действия, описывается ситуация, во 2-ой – выводы 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной..., предложения, просьбы.

Служебная записка печатается в 2-ух экземплярах. 1-ый экземпляр направляется адресату, 2-ой экземпляр остается в подразделении, составившему служебную записку.

Эталон дизайна записки приведен в Приложении 7.
5.4. Протокол
5.4.1. Протокол - документ, содержащий поочередную запись хода 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях, совещаниях, конференциях неизменных либо временных коллегиальных органов.

Протокол оформляется на основании записи хода заседания и материалов, приготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... денька, списков приглашенных и т.д.). В протоколе отражаются все представления по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь заседания. За корректность записей в протоколе отвечают председатель, ведущий заседание, и 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... секретарь.

От протоколов заседаний следует отличать протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы целей и др.

5.4.2. Существует два вида протоколов заседаний: полный и лаконичный. Полный протокол содержит повестку денька, запись всех 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... выступлений на заседании, к нему прилагаются тексты докладов, сообщений, инфы, отчетов.

Решение о том, в какой форме вести протокол, воспринимает управляющий, ответственный за подготовку заседания.

5.4.3. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... А4 и имеет последующие реквизиты:

  1. наименование вида документа;

  2. заголовок к тексту;

  3. дата документа;

  4. регистрационный номер документа;

  5. место составления;

  6. текст документа;

  7. подпись.

5.4.4. Наименование вида документа ПРОТОКОЛ печатается в высшей части листа строчными знаками 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Протокол может иметь порядковый номер, который располагается справа от наименования вида документа: ПРОТОКОЛ № 7.

5.4.5. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа – ПРОТОКОЛ заседания (конференции, собрания, совещания 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной...), оформляется с новейшей строчки строчными знаками с выравниванием по центру и содержит в себе наименование коллегиального органа в родительном падеже, к примеру:

^ ПРОТОКОЛ № 4

заседания совета факультета

5.4.6. Дата и регистрационный номер протокола печатаются 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... в одну строчку через два-три межстрочных интервала от предшествующего реквизита.

Датой протокола является дата проведения протоколируемого действия. Дата располагается от левой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым методом. Регистрационный номер 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... протокола располагается от правой границы текстового поля.

Дата и регистрационный номер протокола отделяются от размещенного ниже реквизита сплошной чертой.

5.4.7. Текст протокола состоит из 2-ух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в последующей 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... последовательности:

председатель;

участники заседания;

повестка денька (в полных протоколах);

докладчики.

Слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕННЫЕ печатаются строчными знаками от левой границы текстового поля и отделяются двумя-тремя межстрочными интервалами от предшествующего реквизита и 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... друг от друга.

В одну строчку со словом ПРЕДСЕДАТЕЛЬ (ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ) пишется наименование должности председательствующего, его фамилия и инициалы.

5.4.8. Информация об участниках заседания указывается в разделах ПРИСУТСТВОВАЛИ и ПРИГЛАШЕННЫЕ.

Раздел ПРИСУТСТВОВАЛИ состоит из 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... перечня членов коллегиального органа, участвовавших в заседании. В перечне указываются их фамилии и инициалы, по мере надобности - должности.

В разделе ПРИГЛАШЕННЫЕ через тире делается ссылка – «список прилагается». Перечень приглашенных прилагается к протоколу 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... и содержит в алфавитном порядке фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание.

5.4.9. Вводная часть полного протокола завершается повесткой денька.

Слова ПОВЕСТКА Денька пишутся строчными знаками и выравниваются по центру через два-три межстрочных интервала 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... от инфы об участниках заседания.

Каждый вопрос повестки денька оформляется с новейшей строчки от левой границы текстового поля, нумеруется арабской цифрой и начинается, обычно, с предлога «О» («Об»). Через 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... межстрочный интервал ниже вопроса пишется слово «Докладчик:» и указывается его фамилия, инициалы и должность. К примеру:

^ ПОВЕСТКА Денька

1. О подготовке к учебному году ....

Докладчик: Фамилия И.О. – должность.

2. О проведении конкурса на ___ ....

Докладчик: Фамилия И 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной....О. – должность.

5.4.10. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки денька строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ. Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:» печатаются от левого поля странички строчными знаками и завершаются 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... двоеточием.

В разделе СЛУШАЛИ указывается вопрос повестки денька, подчеркнутый сплошной чертой по ширине странички. Под чертой – фамилия и инициалы докладчика и, в полном протоколе, отметка – «текст доклада прилагается». К примеру:

СЛУШАЛИ:

1. О 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... первой контрольной точке ... .

Семенов А.И. - текст доклада прилагается.

5.4.11. В разделе ВЫСТУПИЛИ с новейшей строчки в именительном падеже указываются фамилии и инициалы выступавших в обсуждении, в полном протоколе излагаются тексты выступлений. Вопросы к докладчику, выступающим 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... и ответы протоколируются по мере их поступления. Запись выступления отделяется от фамилии и инициалов знаком тире. К примеру:

ВЫСТУПИЛИ:

Петрова Г.В. – В текущем году удалось вовремя приготовить методическую документацию и 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... обеспечить... и т.д.

Железнова С.П. – В какие сроки подразумевается сдача в методкабинет?

Петрова Г.В. – Решение будет принято на основании заключения комиссии.

5.4.12. В разделе РЕШИЛИ записывается принятое решение, обычно, с указанием 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... сроков выполнения и ответственных лиц. Пункты решения пишутся с абзаца и нумеруются арабскими цифрами. К примеру:

РЕШИЛИ:

1. В согласовании с решением Ученого совета от 17.09.2008 №... «Об
главных направлениях ...» утвердить план мероприятий 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной......

2. Обеспечить выполнение плана. Отв. Петрова Г.В. Срок: 20.12.2008 г.

5.4.13. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-нибудь документа. В данном случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... к протоколу.

5.4.14. Реквизит Подпись отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и содержит наименование должности председательствующего в составе данного коллегиального органа, также наименование его конкретной должности.

Подпись секретаря размещается ниже 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... подписи председательствующего.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке денька и порядкового номера постановления (решения) в границах вопроса.

5.4.15. Копии протоколов по мере надобности рассылаются заинтересованным 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... организациям и должностным лицам в согласовании с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются 5.2. Служебное письмо - Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... на соответственном бланке, к примеру: решение Ректората, Ученого совета.

Эталон дизайна протокола приведен в Приложении 8.


53-periodicheskie-izdaniya-uchebno-metodicheskij-kompleks-disciplini-en-v-finansovaya-matematika-dlya-specialnosti.html
53-podgotovka-nefinansovogo-otcheta-za-2007-god-otche-t-o-korporativnoj-ustojchivosti-i-socialnoj-otvetstvennosti.html
53-poryadok-oformleniya-grafika-otpuskov-forma-t-7-otchet-o-nauchno-issledovatelskoj-rabote-metodicheskie-razyasneniya.html