5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве

^ 5.2. Подготовка документов на компьютере
Подготовка документа обычно ведется на компьютере, кото­рый сейчас везде вытеснил пишущую машинку и стал главным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и учить существенно больший 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве объем инфы при подготовке текста документа, при всем этом значи­тельно сократив трудовые затраты по сбору нужных данных, стопроцентно исключить неоднократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внеш­него дизайна документа 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

В подготовке каждого документа можно выделить три части: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Компьютер занес значимые конфигурации в работу с документом.

1-ый шаг подготовки документа — исследование законода­тельной базы, предыдущих 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве нормативно-методических доку­ментов, определяющих порядок решения вопроса такового типа. Этот шаг подготовки документов нередко упускался ввиду его слож­ности, труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудозатратных работ по 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве поиску законодательных материа­лов. В текущее время наличие бессчетных юридических и правовых банков данных, содержащих различные законода­тельные и нормативно-методические документы, позволяет значи­тельно повысить качество подготовки документов.

Дешевые банки данных могут представлять 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве собой темати­ческую выборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные предугадывают периодическое (еженедельное, каждодневное) пополнение новы­ми нормативными документами или доступ к самой свежайшей инфы через 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве Internet. Это может быть законодательство Рф, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), направленные на определенную тематику выборки — таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, на­логообложение и бухгалтерский учет и т 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.д. Такие системы по­зволяют стремительно подобрать документы (законы, указы, поста­новления, аннотации) по данной теме, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт либо которые ссылаются на данный нормативный документ 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве), по мере надобности — распе­чатать подобранные материалы.

2-ой шаг подготовки к составлению документа - изу­чение предыдущих документов по данному вопросу, доку­ментов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подбор­ки документов почти 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве во всем определяет корректность, непротиво­речивость и полноту готовящегося документа. Еще не так давно, при обычных системах регистрации документов в учреждениях, поиск нужных документов был очень труден. Тематиче­ская выборка документов 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве была ограничена наличием предмет­но-тематических картотек и при значимых трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей меж документа­ми и автоматическим поиском позволяет отыскать 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве практиче­ски все нужные документы по данному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сходу вывести на экран всю нужную информацию.

3-ий шаг подготовки документа — сбор данных по определенной ситуации. Тут могут употребляться как приобре 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­тенные базы данных (к примеру, реестр компаний и органи­заций, справочники компаний, производящих ту либо иную продукцию, сборники торговых компаний), так и базы данных, соз­данные в организации, учреждении, фирме 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

Один из более всераспространенных способов сбора информа­ции — поиск в Internet, к примеру, просмотр инфы о техниче­ских свойствах изделий на страничках производителей, срав­нение цен на продукты и услуги разных 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве поставщиков, получение справочной инфы об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой предварительной работы мож­но отменно составить свой документ.

Потому что неважно какая организация (компания) повсевременно делает одни и те же 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве функции, закрепленные в ее уставе, большая часть ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяют­ся, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заблаговременно кропотливо создать, ввести 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве в память компью­тера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании схожих ситуаций.

Некие документы являются общими для всех организа­ций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствую­щими ведомствами. К примеру, бухгалтерские 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве документы вклю­чены в альбомы унифицированных форм, первичные статисти­ческие документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на базе нормативных докумен­тов меняются в согласовании с переменами в законодатель 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­стве либо в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняю­щий подобающую функцию, обязан иметь в памяти ком­пьютера наборы неотклонимых форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу кото­рой создается 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве документ, является циклической, рекомендует­ся самим создать трафаретный текст такового документа.

Программки типа MS Word предугадывают создание до­кументов на базе типовых форм — «шаблонов», содержащих как заблаговременно данные элементы дизайна, так и трафарет 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­ные тексты.

Шаблон может быть незапятнанным листом бумаги, содержащим некий набор характеристик дизайна документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по дефлоту, а так­же может содержать стандартный текст 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, графику, особенное оформ­ление и вообщем все то, что нередко встречается в документах. На­бор шаблонов позволяет существенно уменьшить время на подго­товку документов, сделать лучше их оформление, достигнуть унифика­ции 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, а означает и облегчить восприятие документов. Но их нужно поначалу сделать и заложить в компьютер.

При разработке шаблона нужно верно расположить реквизиты каждого вида документов.

Зависимо от предназначения документа трафаретные тексты создаются как на 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве чистом листе бумаги (для внутренней документа­ции), так и на базе уже спроектированных бланков организации.

Обычно, типовой текст уже имеет заблаговременно данное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заблаговременно настроенные характеристики 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве дизайна документа, расположения реквизитов.

К примеру:

^ Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К огорчению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве ожи­дается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедля после поступления продукта на наш склад.


Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.


С почтением Старший менеджер И 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. П. Сидоров


либо


Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу контракт от 00.00.0000 № 000000-00 «О поставках ... ». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом средств на наш счет и вы­слать копию платежного поручения 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве по факсу (095) 123 45 67.


С почтением


Вице-президент С. И. Иванов


Кроме вполне составленных текстов определенных доку­ментов обширно всераспространено в последние десятилетия при­менение стандартных фраз и выражений, применяемых в пере­писке, при составлении актов 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, справок и других информацион­но-справочных документов. В особенности нередко они используются в исходной части документов.

К примеру:


^ Почетаемый государь (госпожа),

Уважаемые господа,

Благодарим Вас за письмо от ...,

Ваше письмо от... получено 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, нами исследованы Ваши предложения о...,

В ответ на Ваше письмо от ... напоминаем, что...,

^ В доказательство нашего факса сообщаем,

В дополнение к нашему письму от ...,

Приносим извинения за задержку с ответом на 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве ... и т.д.


Находятся устойчивые обороты и в конечной части до­кументов — так именуемые «комплименты»:


С почтением,


С искренним почтением,


^ С глубочайшим почтением, От всей души Ваш и т.д.


Выявляются и вводятся в память 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве машины также нередко встре­чаемые в данной области деятельности повсевременно употребляе­мые наименования организаций (компаний), продуктов, видов услуг. Это не только лишь ускоряет создание документа, да и позволяет из­бежать ошибок 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подска­зывают составителю документа, куда и в какой последователь­ности нужно вводить определенную информацию данного документ та. Такие поля могут производиться сокрытым текстом, который не выводится 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве на печать, но виден на дисплее в режиме просмотра укрытых знаков. В особенности комфортно это для документов, кото­рые практически вполне формализованы исходя из убеждений порядка и состава данных, но персональны по 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по лич­ному составу, к примеру, при составлении приказов по коман­дировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выпол­няются на 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве базе бланка приказа организации.

Внедрение заблаговременно разработанных типовых текстов и шаблонов существенно ускоряет процесс составления докумен­тов и уменьшает количество вероятных ошибок.

Создание шаблонов правильно выстроить в последующей последовательности. Поначалу создается шаблон, содержащий 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве более общие характеристики: формат бумаги, поля, нумерация страничек и т.п. На его базе строятся бланки документов (об­щий, для письма, отдельных видов документов). А на их базе в свою очередь строятся 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве шаблоны определенных документов. Та­ким образом, все элементы дизайна и все содержание доку­мента будет повторяться во всех документах, создаваемых на базе более общих шаблонов.

В особенности упрощает компьютер составление таблиц 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

Таблица является наилучшей формой для наглядности и удобства сравнения инфы. Согласно Большенному энциклопедиче­скому словарю, таблица (от лат. tabula — доска, перечень) — пере­чень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве разнесенных по графам; сводка, ведомость*. Таблицы с информацией текстового нрава составляются непосредствен­но в редакторе текста MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то употребляется программка «электронные таблицы 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве» MS Excel либо база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответст­вующей начальной программкой, что дает возможность обновлять и редактировать 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве вставленные в документ данные.




* Большой энциклопедический словарь в 2 т. - Сов. энциклопедия, 1991, т.2, с.439.


Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92 *, кото­рый именует неотклонимые элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл. 5.1).




* ГОСТ Р-1.5-92. Муниципальная 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве система стандартизации Русской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию эталонов. П. 4.5.4 Таблицы. — М., Госстандарт Рф, 1994, с. 71—82.

Таблица 5.1
Направленный на определенную тематику заголовок (необязателен)



Нужно направить внимание, что в эталоне сейчас 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве ре­комендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица вроде бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, обычно, ог­раничивают линиями»*.




* Там же.


В согласовании с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве в тексте (за исклю­чением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нуме­рацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обо­значения приложения.

Таблица может иметь заголовок (заглавие), который коротко 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей по­средине с строчный буковкы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части табли­цы. Помещается таблица сходу под 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве текстом, где она в первый раз упоминается либо на последующей страничке. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строчки либо графы таблицы не помещаются на формате 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве странички либо она переносится на другую страничку, то ее можно поделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой следующей частью пишут «Продолжение таблицы...» либо «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве размещения таблицы может быть задана альбомная ориен­тация странички, на которой эта таблица находится. Для этого нужно выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Характеристики странички, закладка Размер бумаги. При 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве всем этом выде­ленная часть документа будет считаться отдельным разделом и сначала и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтоб избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы проводить после сотворения всего 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве документа. Следует направить внимание на корректную ну­мерацию страничек и размещение колонтитулов.

Заглавия граф и строк таблицы следует писать с строчный буковкы, а подзаголовки граф — со строчной буковкы, если они со­ставляют одно 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве предложение с заголовком, либо с строчный, — если они имеют самостоятельное значение. Заглавия и подза­головки граф указывают в единственном числе, в конце заго­ловков и подзаголовков таблиц точки не 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страничках вверху таблицы повторяются заглавия граф либо, если графы пронуме­рованы, — номера граф. В данном случае головка таблицы копиру­ется в колонтитул и автоматом повторяется на всех страни 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­цах раздела. Чтоб головка таблицы не выводилась на первой страничке документа, в Параметрах странички должна быть уста­новлена функция «Различать колонтитулы Первой страницы». Ес­ли таблица занимает несколько страничек посреди многостра 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­ничного документа, то для того, чтоб колонтитул с головкой таблицы размещался лишь на страничках с данной таблицей, таблица должна размещаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв разде 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­ла на текущей страничке (команда Разрыв в меню Вставка). Та­ким образом головка таблицы будет размещаться лишь на тех страничках, где это нужно.

MS Word 97 имеет развитые средства работы 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве с таблицами. А именно, в меню Таблица имеется особая команда Заго­ловки. Если выделить заголовок таблицы и избрать в меню эту команду, то заголовок автоматом повторяется на 2-ой и следующих страничках.
Таблица 5.2


Таблица 5.3



ГОСТ не 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронуме­ровать характеристики, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы конкретно перед наименованием (табл. 5.4).
Таблица 5.4



Перед числовыми значениями величин 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и обозначениями ти­пов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Нумерация в таблице осуществляется автоматом уста­новкой функции «Нумерованный список» (Команда ^ Перечень ме­ню Формат) для выделенного столбца (ячеек 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве) таблицы либо на­жатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При всем этом раскрывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтоб любая строчка таблицы была пронумерована только один раз, стоит отметить опцию Только один номер в 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве ячейке. В неприятном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.

ГОСТ тщательно обрисовывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, потому их следует ввести в 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве память компьютера, чтоб иметь под рукою каждому оформ­ляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строчки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве таблице устанавли­вается выравнивание по нижнему краю при помощи кнопок ли­нейки инструментов «Таблицы и границы». Еще более возмож­ностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.




При отсутствии данных в таблице ставится прочерк 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве (символ тире).
Таблица 5.5


Значение показателя, приведенное в виде текста, записыва­ется на уровне первой строчки наименования показателя. Правила наполнения характеристик представлены в табл. 5.6.
Таблица 5.6


Если в границах одной графы текст, состоящий из 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве 1-го слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 5.7).
Таблица 5.7



Повторяющиеся числа, математические записи, обозначе­ния марок материалов подменять кавычками не разрешается.

Если циклический текст состоит из 2-ух 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и поболее слов, при первом повторении пишут слова «То же», дальше ставят ка­вычки. Так же поступают при повторении части фразы, добав­ляя дополнительные личные сведения (табл. 5.8).

Если в таблице 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве строчки разбиты горизонтальными линия­ми, текст повторяется на сто процентов (табл. 5.9).
Таблица 5.8


Таблица 5.9




Упрощает восприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 5.10).
Таблица 5.10



Нередко таблицы с цифровыми показателями создаются в программке типа «электронные таблицы», более распростра­ненным 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве примером которой является MS Excel. Создание таблицы в таковой программке позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-нибудь показателя либо при добав­лении в таблицу новых строк либо ячеек 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Сделанную в MS Excel таблицу можно импортировать (воткнуть) в создаваемый доку­мент Word, сохранив возможность обновления данных в доку­менте в случае их конфигурации в начальной таблице.

Для наилучшего сравнения текстовой инфы ее 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве можно расположить в несколько колонок. Фиксированное размещение на страничке частей текста одна относительно другой достигается при помощи таблицы с невидимыми ячейками. При необходимо­сти такую таблицу можно конвертировать в обыденный текст 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

В программке MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с случайного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Но следует учесть, что эта возможность достигается автоматическим добавлением нужного числа символов абзаца и 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве табуляции.

Существенно улучшает восприятие инфы, сначала представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно применяются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Так как таблицы дос­таточно сложны для восприятия в процессе общественных выступле­ний, то в документах, которые планируется проецировать на экран в процессе доклада, выступления (презентации) используют­ся цветные диаграммы 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

Порядок представления графического материала в докумен­тах также определен ГОСТ Р 1.5-92.

Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, набросок, чер­теж) — графическое изображение, наглядно показывающее со­отношение каких-то величин*. Всераспространенным вариантом диаграммы является гистограмма 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве (от греч. histos - столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графиче­ского изображения статистических рассредотачиваний какой-нибудь величины по количественному признаку. Гистограмма представ­ляет собой совокупа смежных прямоугольников, построен­ных на одной 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве прямой, площадь каждого из их пропорциональ­на частоте нахождения данной величины в интервале, на кото­ром построен данный прямоугольник**.




* Большой энциклопедический словарь, с.387

** Там же.с.308.


Диаграмму просто выстроить на базе имеющихся таблиц 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве с цифровыми показателями.




Рис. 5.1 Столбиковая диаграмма


Как уже сказано выше, таблица может быть сотворена непо­средственно в MS Word, но если требуется расчет значений таб­лицы и пересчет данных при изменении того 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве либо другого показа­теля, употребляется MS Excel. Диаграмма на базе таковой табли­цы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независящее графи 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­ческое изображение или с сохранением связей с начальной таб­лицей в Excel. На рис. 5.1 приведена диаграмма, приготовленная на базе данных, представленных в табл. 5.10 в MS Excel и вставленная в документ как 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве объект MS Excel. По собственному усмот­рению можно избрать хоть какой подходящий вид диаграммы из нескольких 10-ов вариантов.

Если при вставке диаграммы была выбрана функция Связать, то при конфигурациях в начальной таблице Excel 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве соответственно автоматом может быть изменена и диаграмма.

Если на компьютере не употребляется MS Excel, то диаграмму можно выстроить при помощи специального модуля MS Word - Microsoft Graph.

На рис. 5.2 показана точечная диаграмма 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, построенная в MS Graph 2000 на базе той же таблицы. Если б была выбрана плоская гистограмма, внешний облик диаграммы не отличался бы от представленной на рис. 5.1.



Рис. 5.2. Точечная диаграмма

Для представления процентного соотношения комфортно ис­пользовать радиальную 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве диаграмму (рис. 5.3).



Рис. 5.3. Радиальная диаграмма


Размеры диаграммы меняются, как и размеры хоть какого гра­фического изображения.

Документ также может быть оформлен при помощи различ­ных графических частей: поясняющих надписей, рисунков и т.п 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. К примеру, к диаграмме на рис. 5.2 добавлена надпись

«Обратите внимание».

Диаграммы, таблицы, картинки и другие элементы могут ав­томатически нумероваться (команда Заглавие меню Вставка). Это позволяет производить автоматическое изменение нумера­ции при 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве добавлении нового элемента и вставлять в текст доку­мента ссылки на надлежащие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера странички, на которой он находится.

Текстовые 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве редакторы предоставляют существенно больше способностей для дизайна текста, чем пишущая машинка. Внедрение подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов меж строчками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обыденным и двойным подчеркива­нием 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, конфигурацией размера и типа шрифта позволяют сделать лучше восприятие содержания. Но применение в одном документе огромного количества шрифтов разных гарнитур не рекомен­дуется, потому что затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве более 2—3 шрифтов сразу.

Для того чтоб документы, передаваемые с компьютера на компьютер, всюду выглядели идиентично, на всех компьютерах организации должны быть установлены однообразные российские шрифты. Идеальнее всего при подготовке документов использовать только входящие в 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве набор российской версии Windows шрифты Times New Roman, Arial, Courier New, которые имеются во всех версиях Windows - 95. 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в раз­личных сочетаниях с внедрением жирного начертания, кур­сива, жирного курсива 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, различного размера шрифта и подчерки­вания могут обеспечить довольно различное оформление документов. По мере надобности на компы организации можно установить дополнительно один-два российских шрифта.

Для выделения принципиальных моментов в 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве тексте можно исполь­зовать цветовое оформление. Но следует подразумевать, что при распечатке текста на черно-белом принтере некото­рые цвета дают очень черный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Другой метод выделения текста 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве — внедрение рамок. Чтоб в Word 95 рамка не сдвигалась относительно осталь­ного текста, следует установить ее размещение относительно абзаца и привязку.




Рамки в особенности комфортны для пояснений в организационных документах, таких 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, как аннотации и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, вы­полнение которых строго непременно сначала.

Программка MS Word производит проверку орфографии в фоновом режиме сразу с созданием документа 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и под­черкивает красноватой волнистой линией незнакомые слова, воз­можно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлага­ются варианты подмены некорректно набранного слова. Все же рекомендуется по окончании сотворения документа за­пустить 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве проверку грамматики с одновременной проверкой ор­фографии. Грамматическая проверка выявит некорректно рас­ставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари — синонимов, антонимов, толковые, а 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве при подготовке текстов на зарубежных языках — англо-русские, русско-английские либо соответственно германские, французские и дру­гие, дозволяющие мгновенно просмотреть подобающую статью словаря к избранному слову.

В стандартную поставку русифицированной версии MS Word 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве заходит проверка правописания на российском и англий­ском языках (в Word 2000 - к тому же на украинском). Если в организации нередко готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве языка нужно установить дополнительное средство - MS Proofing Tools, или, если поддержка значимого количества языков нужна на 5 и поболее компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack*.

* MS Office Multilanguage Pack в купе с Windows 2000 в 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве особенности комфортен для совместных компаний и интернациональных компаний, потому что позволяет каж­дому работающему на компьютере сотруднику не только лишь набирать тексты на подходящем ему языке, да и переключать всю языковую оболочку 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве (интерфейс), включая команды меню, справку и т.п. на родной себе язык.


Таким макаром, компьютер позволяет стремительно и хорошо сделать самый непростой документ, прекрасно его оформить.
^ Контрольные вопросы
1. Укажите этапы 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве подготовки документа.

2. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

3. Как оформляется в тексте ссылка на другой документ?

4. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они размещаются в тексте?

5. В чем 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве особенности дизайна текстов бухгалтерских документов?

6. В чем достоинства составления и дизайна документов на компьютере?

7. Какие программки могут употребляться при подготовке докумен­тов на компьютере?

8. Какая неизменная информация должна быть заложена в компью­тер 5.2. Подготовка документов на компьютере - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве для составления документов?

9. Каковы особенности составления таблиц на компьютере?

10. Какие достоинства дает компьютер в оформлении текста?



525-umk-osnovi-optiki-osnovnaya-obrazovatelnaya-programma-visshego-professionalnogo-obrazovaniya-napravlenie-podgotovki.html
526-mehanicheskie-svojstva-pri-szhatii-kurs-lekcij-dlya-studentov-vechernego-fakulteta-gr-mo-mcm-et-eo.html
526umk-kompyuternoe-modelirovanie-v-optike-osnovnaya-obrazovatelnaya-programma-visshego-professionalnogo-obrazovaniya.html